展示会マーケティングを成功させる手順とポイント
【成否を決定づける!展示会準備編】

BtoBマーケティングにおいて、展示会は見込み客(リード)を獲得するための有効な一つの施策です。
では展示会の出展で失敗しないためにはどうすればよいのでしょうか?

この「展示会マーケティングを成功させる手順とポイント」では、会期前・会期中・会期後のフェーズ別に、展示会担当者になったら何から始めてどうすべきかをご紹介します。
前編は、入念な企画設計がポイントである「展示会会期前の準備」について。
プロセスを把握し、ポイントをきちんと理解して、展示会マーケティングを成功に導きましょう!

成否を決定づける!会期前の準備

手順(1)どの展示会に出せばよい?選定のコツ
手順(2)出展目的の明確化と出展コンセプトの検討
手順(3)どのくらいの費用が必要?予算をチェック!
手順(4)ブースや配布資料の企画制作
手順(5)当日運営スタッフの確保・役割分担などのオペレーション計画
手順(6)事前の集客を行おう!

後編「出展効果を最大化する!展示会当日と会期後のフォロー」はこちら

手順(1)どの展示会に出せばよい?選定のコツ

出展する展示会の選定は、成果を出すためにはとても重要です。
まずは自社の業界のカテゴリーの展示会を調べて、来場者数のチェックをしましょう。そのうえで、ターゲット企業の担当者が来場するかしないかを基準にして選びます。
ターゲットが一番多く来場する展示会が、選ぶべき展示会と言えます。

出展する展示会を絞ったら、展示会主催者に「出展料金・来場者の属性・成果を出している出展社の事例」などを問い合わせし、最終決定します。ブース位置は先着順なのか抽選なのかを確認し、出展社説明会に参加しましょう。

手順(2)出展目的の明確化と出展コンセプトの検討

展示会を成功させるためには、あらかじめ具現化する目標やターゲット、商材、予算、売上目標、名刺獲得目標数を明確にし、コンセプトを決めておくことが重要です。
展示会出展の目標を明確にする方法や、名刺獲得数などの目標の数値化については、「展示会で成果を出すための目標設定とは?」に詳しく掲載していますのでご参照ください。

出展コンセプトは、製品サービスの価値や強み、ターゲットが求めているものなどから「誰のどのような課題をどうやって解決するのか」にフォーカスすることが大切です。コンセプトは展示会終了後までブレないようにしましょう。

手順(3)どのくらいの費用が必要?予算をチェック!

展示会に出展するには、さまざまなコストが発生します。
発生するコストは大きく分けると4つ。「展示会出展料 + ブース装飾設営 + 運営費 + 告知費」です。

展示会出展料

展示会主催者に払う料金で、出展する広さに応じて変動します。
出展料は展示会によって異なり、1小間40万〜50万円前後です。地方自治体主催のもっと安価で出展できるものもあります。

ブースの装飾・設営

デザイン制作会社やブース装飾会社に払う料金です。

  • ブースの設計・デザイン費
  • 床面・造作工事費
  • 電気工事費
  • リース備品費
  • 搬入・搬出費
  • 設営・撤去費・ごみの処分費

映像やチラシ、ポスター、パネル、パンフ、カタログ、販促品などは、新しく作成するならその制作費が必要です。
ブース設営費は、もちろんすることによりますが、だいたい1小間ミニマム40万円〜です。
各展示会事務局でも「パッケージブース」を提供しており、こちらはブース装飾会社よりは安価です。ただしカスタマイズできず必要最低限のものしか含んでいないので、何が含まれているか、確認は必須です。

ちなみに、どこをケチっても照明だけは安易に費用カットしない方が良いです!明るさは皆さんが思っている以上に重要です。

運営費

  • 事前資料費(進行台本、ステージスライド作成費)
  • 運営ディレクターやコンパニオンを入れる場合はその人件費
  • 会場までの交通費・宿泊費

などがあります。外注せず自社だけで行う場合は発生しないものもあります。

告知費

出展することを取引先やターゲット顧客に告知する「事前の集客」が大事です!
会期中の活動だけでは、集客目標値に届くことは厳しいです。
「事前の集客」には、

  • 展示会案内メール・DMを送る
  • 展示会特設サイト(ランディングページ)を作る
  • Web広告を活用する

などの方法があります。
これらの費用を大まかに算出し、予算を確保します。予算ありきなら、出展する展示会において、どのように費用を振り分けるか想定しておきましょう。

手順(4)ブースや配布資料の企画・制作

ブースの種類

壁面、社名看板、カーペット、電気工事、レンタル備品(受付台、展示台など)など、展示会に必要な物がセットになったパッケージブースと、出展社のオーダーメイドで作るオリジナルのブースがあります。出展目的・目標、小間数に基づいてどちらがよいか選びます。

ブース装飾会社の選定

オリジナルのブースの場合、ブースデザインを制作する会社を選びます。
コンペであれば数社に声をかけて、オリエンシートを配布し、プレゼン期日を伝えます。
成果を出すためには安価だという理由だけで決めず、予算と出展コンセプトをしっかりと捉えた提案をしてくれる会社を選びましょう。
ノベルティなどの販促品や運営も制作会社によっては相談できます。

ブースの企画制作

ブースデザインは、出展の目的によって条件が変わってきます。
来場者にどうやって目を向けさせるか、導線やスタッフの衣装や立ち位置はどうするのがベストか。「なぜ私たちの会社から買うべきか、私たちの会社を選ぶべきなのか?」。
強みや売りが一目でわかるようなキャッチコピーやメッセージをブースに展開するなど、集客力をアップする手法はいろいろあるので、ブース装飾会社と相談してみましょう。

出展者はあれもこれもアピールしたくなるものですが、すべてを目立たせることはできません。出展コンセプトからブレないように気をつけましょう。
キャッチコピーやチラシ、パンフ、カタログなどの配布資料は、ブースとの一貫性を持たせて訴求するとターゲットの関心度を高め、理解を促進します。

手順(5)当日運営スタッフの確保・役割分担などのオペレーション計画

「運営費」をかけず自社スタッフで運営する場合、2小間で常時3人は必要です。配布資料やノベルティの補給や、名刺・アンケート回収などに対応する運営スタッフも用意しておくと当日あたふたせずにすみます。
また、効率よく動いてもらえるよう、出展概要、当日運営のスタッフ配置や役割分担など重要な情報をマニュアルにまとめ、あらかじめスタッフ間で共有しておきましょう。

大きな小間数なら、全体のディレクションを任せられる運営ディレクターを立てることをおすすめします。
コンパニオン、司会、ナレーターなども必要であれば手配してもらうよう運営会社に伝えましょう。

手順(6)事前の集客を行おう!

会期中の活動だけで、集客できると思っていませんか?残念ながら当日だけでは集客するのは困難です。事前の集客は欠かせません。
招待状やメールでの案内には「ブースに来場された方には特典や役に立つ情報がある」ことをアピールしましょう。
自社サイトにお知らせとして載せたり、特設ページを作ったり、Web広告を出したりする場合は、できれば会期の2ヶ月前、少なくとも1ヶ月前には公開したいものです。
また特設ページを作成する際は、事後のフォローメールから誘導するWebコンテンツ、資料ダウンロードできるページもあらかじめ作っておきましょう。

事前集客については「BtoBマーケティングに欠かせない、展示会での効果的な集客方法」にも掲載していますのでご参照ください。

まとめ

展示会準備編は以上です。
出展目的・コンセプトは、ブース設営や当日のオペレーション、事後のフォロー施策などを大きく左右するため、ぜひ最初に明確化しておいてください!そしてブレない!ここ重要です。
後編は会期中・会期後についてです。お楽しみに!

ジゴワットではブースデザイン、施工、運営に加え、展示会の事前、事後の集客プランもご提案可能です。またデザインから施工・撤去までワンストップで行えます。30年の実績、経験豊富なわたしたちにお気軽にご相談ください。

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